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参展常识

一、如何选择展会

展览会是广告及促销的一个方面,就象所有促销活动一样,你必须确定你的目标,否则,就没有评估将来结果的基础。首先考虑一下该展览会是否覆盖了你所需的市场,决不要参加一个展览会只因为你想看一看这个展览、展馆或是举办的城市,除非与市场有关。地点是否适合?它必须能吸引正确的观众群,而且必须是适合你新产品的发射台。时间是否适当?它必须适应你的产品生产计划,而且必须与你的其它广告和促销活动相吻合。还应该参考以下因素:1、展览会的成员组成;2、该展览会往届的规模;3、观众类别;4、向当地商会询问你想参观或参加的展览会,从他们提供的有价值的贸易资料中,进行大量有成效的桌面市场调研;5、研究有关以往展览会的技术及贸易方面的新闻资料及新闻媒体。

二、展览摊位地点的选择

选择合适的场地是参展计划中重要的一部分,首先须考虑的是人群流动的方式,了解人潮在整个展览会场移动的方向,再依此挑选摊位。举例而言,通常人潮流量最高的地方是靠近入口及出口处、洗手间、休息室及饮食区,而圆柱或空的摊位场地及上货区则是阴碍人潮的潜在问题。

  是否将摊位设在竞争对手隔壁引起颇多厂商的争论,但厂商可将如此的摊位有效利用,藉机展示自己产品利於竞争者的地方。如果在展览期间须要使用悬挂牌示、高加架或罩盖,则须选择有足够高度的地点,避免挡信可见度。此外企业间亦可共同组团参加国际展,一来即可壮大声势,二来也可在展览会场自在一国陈馆。

三、企业展位如何布置才能引人注目

(一)、大部份展览中心会提供厂商天花板聚光杰,不然也可租用携带式照明系统。根据产业调查,照明可将展品认知度提高30%至50%。

(二)、成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传统方式展览,且依赖大规模场地,故小企业可以创新设计以显突出。

(三)、依摊位大小选择大小合适的展示用品及参展产品,以免过度拥挤或空洞,选用少量且较大的图片,创造出强烈的礼堂效果,同时限制文字的使用;将图片置放在祖母以上,图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置;

(四)、善加利用组合式展览用具,避免作用使用看似低廉的桌布覆盖桌子。

(五)、尽量韶华、整齐化展览,展示单项或两项产品。

(六)、选用少量且较大的图片,创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取,同时限制文字的使用。

(七)、将图片置放在视线以上,图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。

(八)、使用大胆且抢眼的颜色,从远距离即可突现出来,避免易融入背景的中性色彩;

(九)、成立完整服务式的展览摊位,而非自助式。将手册、赠品及样品摆放在桌上任参观者取拿后离开,不但无法达到互动,也非参展的目的。

四、企业为何要参加展览会

1、市场的需要

当今市场竞争激烈,企业都在努力扩大自身产品的市场份额及范围。企业经常选择在展览会中展示新产品和发布新产品信息,以激发目标消费者和潜在消费者的消费欲望,达到产品促销的目的,为今后的市场营销铺平道路。消费者则通过展览会直接感受到不同厂家不同产品的性能,了解产品价格,从而选择出适合自己的商品进行购买。

2、营销的需要

展览会是一种非常有效、直接的宣传公关活动,它的宣传效果不同于传统媒体(广播,报纸,电视,杂志),而且收益价格比高于传统媒体,企业在展览会上可直接面对消费者和竞争对手,通过即时性的宣传与交流,立即获得市场信息和动态,迅速统计出相关的市场资料。为企业制定以后的宣传目标及方案提供了重要的依据。这些都是传统媒体所不能达到的。

五、如何在展会里有效地提高公司的知名度

在一定规模的展览会里,几百个展位堆在一起,也许有上万名参观商蜂拥而至,如何让更多的参观买注意到您的公司确实要花一点心思。在以前,很多参观者是到了现场才临时决定参观什么展位,那么布置新颖的展位确实能吸引到这类参观者的注意。但现在,越来越多的参观商会事前大概定好需要参观的展位,情况就大大不同了,如不事先做好准备,这些参观者也许就会与您擦身而过。据调查,参观商参观那些曾经在展前寄发过邀请函的参展公司比参观其他公司的展位机会大4倍,可见展前做好宣传十分有效。但除了发邀请函外,还有其他一些办法可以更有效的提高您公司的知名度,不妨一试。

 最常用的办法是准备一些可以一分为二的礼品,把其中之一在展前先随邀请函寄给您想邀请的参观买家,让他们必须到您的展位上才能凑成完整的一份礼品。事实证明这种办法确实能有效的提高参展商对某个展位的访问率。在美国又一家公司在展览前制作了一大批印有自己公司名字的用于装爆米花的纸袋,随邀请函一起提前寄给该公司的新老客户,说明凭此邀请函可以免费进入该展会参观,而凭纸袋可以在该公司展位上获赠免费的爆米花。这一方法是该公司成为那次展会中最多参观者的展位,更由此有效提高了该公司的知名度。

   现在有很多展览的入场证是用挂绳该在使用者的脖子上,一些参展商十分巧妙地在这上面做文章,制作印有自己公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者,由于这些挂绳通常都制作精美,所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上。参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动,等于许多流动的广告牌在免费为该公司作宣传。

  更有花心思的参展商制作一些小册子,介绍展会当地的交通、旅游、食宿、风俗等情况,免费派发给展会参观者。由于相当一部分参观者远道而来参加展会,参展之余确实想在展会当地和周围四处走走,这些小册子正好能帮上大忙,所以十分受欢迎,这也间接地是参观者对印制和派发这些小册子地公司产生好感。

六、参加展览会的展商在展会上易犯的小错误

以下是参展商在展会上易犯的一些错误,您可以对这些小错误付之一笑,但确实有人在展会不断的重复这些错误,使参展效果大打折扣,失去不少宝贵的机会。

 镜头一:参展公司职员手拿着咖啡在摊位里谈笑风生。其实也许他们有很多其他机会聊天,但在展会里,他们的“上帝”是走在走道里的参观买家。

 镜头二:不要在展位上双手抱胸地站着,这样只会传递一个信息:“别过来,滚开!”

 镜头三:不要在展位上吃东西。一来并不礼貌,二来,当您在吃东西时来往的客人大多都不好意思走进摊位打搅本来想走进摊位的也只会改道。

 镜头四:在每天展会即将结束时,不到最后一刻不要急着收拾东西,这样同样会失去很多机会。

二.展览计划时间表

(一)12个月前

1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划;

2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料;

3、选定场地;(一般而言,首次参加国际专业性展会,较难取得最佳位置);

4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划;

(二)9个月前

1、设计展览结构;

2、取得展览管理公司的设计批准;

3、选择并准备参展产品;

4、与国外潜在客户及目前顾客联络;

5、制作展览宣传册;

(三)6个月前

1、以广告或邮件等进行推广活动;

2、确定旅行计划;

3、支付展览场地及其他服务所须预先付款;

4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译;

5、安排展览期间翻译员;

6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销;

(四)3个月前

1、继续追踪产品推广活动;

2、最后确定参展样品,并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠送索取样品的客商;

3、将展位结构设计做最后的决定;

4、计划访客回应处理程序;

5、训练参展员工;

6、排定展览期间的约谈;

7、安排展览现场或场外的招待会;

8、购买外汇;

(五)四天前

1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包;

2、搭乘飞机至目的地;

(六)三天前
1、抵达,饭店登记;

2、视查展览厅及场地;

3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达;

4、指示运输承包商将物品运送至会场;

5、连络所有现场服务承包商,确定一般准备就绪;

6、与展览组织代表连络,告知通讯方法;

7、访问当地顾客;

(七)两天前

1、确定所有物品运送完成;

2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能;

3、布置展位;

4、将所有活动节目做最后的决定;

(八)一天前

1、将摊位架构、设备及用品做最的检查;

2、将促销用品发送直接分配中心;

3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报;

(九)展览期间

1、尽早到会场;

2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅;

3、实地观察后尽早预约明年场地;

4、详细记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆;

5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心;

6、每日与员工进行简报;

7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应;

(十)展览结束

1、监督摊位拆除;

2、处理商机;

3、寄出谢卡;